Au titre du DIF, les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ainsi que les fonctionnaires travaillant à temps complet ont droit, sauf dispositions conventionnelles plus favorables, à 20 heures de formation minimum par an. Ceux qui sont employés à temps partiel acquièrent un crédit d’heures calculé au prorata de leur durée de travail. Ainsi, par exemple, un travail à mi-temps ouvrira droit à 10 heures de formation par an.

Les bénéficiaires qui n’utilisent pas leurs droits acquis au titre du DIF peuvent les cumuler d’une année sur l’autre, dans les conditions suivantes :
 pour les bénéficiaires à temps complet, le cumul peut se faire sur six ans au maximum, sans pouvoir dépasser le plafond de 120 heures ;
 pour les bénéficiaires à temps partiel, c’est le plafond de 120 heures qui s’applique quel que soit le temps mis pour l’atteindre. Ainsi, par exemple, un salarié travaillant à mi-temps qui acquiert 10 heures par an au titre du DIF pourra cumuler ses droits sur 12 ans.
Un bénéficiare à temps plein qui n’a pas utilisé ses droits pendant 6 ans et qui a donc atteint le plafond de 120 heures ne peut plus, sauf dispositions conventionnelles plus favorables, acquérir de droits à formation au titre du DIF.
Toute action de formation effectuée dans le cadre du DIF vient s’imputer sur le capital acquis. Ainsi le salarié qui avait atteint le plafond de 120 heures tombe à 80 s’il entreprend une formation de 40 heures. Il peut ensuite de nouveau acquérir des droits dans la limite de 120 heures.
L’employeur a l’obligation d’informer chaque salarié, par écrit et annuellement, du total des droits qu’il a acquis au titre du DIF. L'administration informe également périodiquement les fonctionnaires du niveau des droits qu'ils ont acquis au titre du droit individuel à la formation.

La mise en oeuvre du DIF relève de l’initiative du bénéficiaire, en accord avec son employeur.
 La demande du salarié
La loi ne précise pas les modalités de la demande. En toute logique, elle doit s’effectuer par écrit en indiquant les informations nécessaires à l’employeur pour qu’il se prononce sur cette demande (formation envisagée, durée…). Aucun délai n’est prévu par la loi pour formuler la demande, mais le salarié doit s’y prendre suffisamment à l’avance sachant que l’employeur dispose d’un délai d’un mois pour répondre, l’administration dispose quant à elle d’un délai de 2 mois pour répondre. D’ailleurs, des accords collectifs peuvent prévoir des délais pour présenter cette demande.

 La réponse de l’employeur
L’employeur doit donner son accord sur le choix de l’action de formation. Il dispose d’un délai d’un mois (ou 2 pour l’administration) pour répondre au bénéficiaire qui a sollicité son accord pour exercer son droit au titre du DIF. L’absence de réponse dans ce délai vaut acceptation du choix de l’action de formation proposée par le bénéficiaire.
Pour éviter toute contestation sur les délais, il semble préférable que la demande du bénéficiaire s’effectue par lettre recommandée avec accusé de réception.
 Le choix de la formation
Des actions de formation prioritaires peuvent être définies par accord collectif d’entreprise ou de branche ou par accord interprofessionnel. Le salarié peut alors choisir une formation parmi celles-ci, bien que ce ne soit pas une obligation.
A défaut d’un tel accord, les actions de formation accessibles au titre du DIF sont les actions de promotion (celles permettant d’acquérir une qualification plus élevée) ou d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances.
Le choix de l’action de formation mise en oeuvre dans le cadre du DIF doit être arrêté par accord écrit du bénéficiaire et de son employeur.

La formation suivie dans le cadre du DIF se déroule en dehors du temps de travail. Toutefois, une convention ou un accord collectif de branche peut prévoir que l’action de formation aura lieu en partie sur le temps de travail.
Pour les heures de formation effectuées en dehors de son temps de travail, le bénéficiaire perçoit, de son employeur, une allocation de formation égale à 50 % de sa rémunération nette de référence. Le salaire horaire de référence pris en compte pour le calcul de cette allocation s’obtient en divisant le total des rémunérations nettes versées au salarié au cours des 12 derniers mois précédant le début de la formation par le nombre total d’heures rémunérées au cours de ces mêmes 12 derniers mois. Des modalités particulières de calcul sont prévues pour les salariés dont la durée de travail est fixée par une convention de forfait en jours.
Si la formation a lieu en partie sur le temps de travail, la rémunération du bénéficiaire est maintenue normalement pour les heures passées à se former.
Pendant la durée de sa formation (pendant ou hors temps de travail), le salarié ou fonctionnaire bénéficie de la législation sur les accidents de travail et les maladies professionnelles.

Les frais de formation, ainsi que l’allocation de formation, sont à la charge de l’employeur, ce dernier pouvant les imputer sur sa participation au développement de la formation continue.

Les salariés en CDD peuvent bénéficier du DIF à condition d’avoir travaillé au moins 4 mois (consécutifs ou non) en CDD, dans les 12 derniers mois. Il n’est pas obligatoire que l’ancienneté ait été acquise au titre du même contrat. Pour ces salariés :
 le volume d’heures acquis au titre du DIF est calculé au prorata de la durée de leur contrat (à condition qu’ils justifient d’une durée de travail en CDD d’au moins 4 mois dans les 12 derniers mois). Par exemple, un CDD de six mois ouvrira droit à 10 heures de formation au titre du DIF. Si le salarié travaille à temps partiel, il convient d’effectuer une double proratisation en fonction de la durée de son contrat et de son temps de travail. Par exemple, un CDD de six mois à mi-temps ouvrira droit à 5 heures de formation au titre du DIF ;
 les frais de formation, de transport et d’hébergement, ainsi que l’allocation de formation due à ces salariés sont pris en charge par l’organisme paritaire agréé qui perçoit de l’employeur la contribution 1 % destinée au financement du congé individuel de formation des salariés en CDD.
Pour le reste, le DIF est mis en oeuvre dans les mêmes conditions que celles prévues pour les salariés en contrat à durée indéterminée : choix de l’action de formation, demande du salarié, réponse de l’employeur, déroulement de la formation, rémunération…
L’employeur est tenu d’informer les salariés en CDD de leurs droits au titre du DIF.